Cómo organizar una reunión en remoto: herramientas y recursos

Ayer celebramos en Polinomi Media una reunión a tres bandas. De un lado, nuestro equipo. Del otro, un cliente con el que debíamos concretar los detalles de un proyecto en ciernes. Debían estar presentes todos los implicados, los que generaron la idea, los que la desarrollarán, los que se ocuparán de realizar el seguimiento… En total, ocho personas, cuatro de las cuales están en Barcelona, tres en Madrid y una en Argentina. Ningún problema. La conexión en remoto funcionó a la perfección y la reunión transcurrió con fluidez. Se asignaron tareas y responsabilidades y convocamos el próximo encuentro.

¿Qué herramientas necesitamos para trabajar en remoto? En nuestra reunión, acompañados por Pcs, un Mac y algunos smartphones, utilizamos las videoconferencias grupales de Skype. Esta, sin embargo, no era la única opción, ya que las aplicaciones que nos permiten desarrollar un encuentro on-line son muchas: MeetingBurner, Meetin.gs, Huddle, videollamadas de Facebook y de Google+… Según cada gusto.

Una vez acabada la reunión, había que elaborar documentos y comenzar a desarrollar tareas, lo que, cuando hay varias personas implicadas, se puede convertir en un caos de mails, preguntas perdidas y respuestas duplicadas. Para evitarlo es muy útil contar con una herramienta en la que se puedan publicar las tareas asignadas a cada persona, los calendarios, las notificaciones y todos los documentos necesarios, con los permisos de edición correspondientes para todos los perfiles que se han dado de alta (esto último también se puede hacer con Google Docs). En Polinomi utilizamos Basecamp. Para realizar comentarios y votaciones con la finalidad de tomar decisiones existen otras herramientas más sencillas, como Atfour o Womity.

En el caso de que se haya grabado parte de la reunión y sea necesario transcribirla resulta muy adecuada la aplicación Transcribe, de Google Chrome. Y si es necesario compartir archivos grandes, nada como Dropbox.

El inmediato paso a dar es empezar a desarrollar el proyecto. El siguiente será promocionarlo y dinamizarlo. Para ello utilizaremos otra serie de herramientas, las más adecuadas para cada etapa, que -tal como hemos hecho en esta fase previa- repasaremos y compartiremos en su momento.